Comment rédiger une demande d’explications ?

La rédaction d’une lettre professionnelle est essentielle dans le monde du travail. Même si le courrier électronique le remplace de plus en plus, la lettre professionnelle reste un support très important pour les échanges de l’entreprise avec ses différents environnements.

Alors ne la manquez pas.

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La lettre professionnelle : un formulaire standardisé…

• Une lettre est toujours conventionnelle dans sa forme  : une feuille de format A4, un fond blanc (oublier les lignes ou la couleur), le format italien.
• Une lettre doit contenir les coordonnées de l’expéditeur, celles du destinataire, la date et le lieu de rédaction .
• Il est recommandé d’inclure un objet (résumé en deux ou trois mots du modèle de la lettre), éventuellement une référence (pour l’archivage), la personne responsable du fichier (surtout si elle est différente du destinataire, ce qui est assez commun avec administrations).
• Une lettre professionnelle n’est adressée à personne dans une organisation. Si nous ne connaissons pas le nom de la personne, nous abordons la position de cette personne : Mme la Directrice, Monsieur le Chargé de Mission. Nous commençons la lettre par un titre de civilité Madame ou Monsieur ou si nous ne connaissons pas Madame, Monsieur. Si le destinataire a un titre particulier, il est d’usage de le mentionner : Madame la Maire, Directrice générale, Madame la Députe…
• Une lettre professionnelle termine toujours une formule de politesse. Cela doit inclure lacivilité utilisée au début de la lettre.
• Une lettre professionnelle est toujours signée . La signature manuscrite (ou numérisée) est apposée sous le nom et la fonction de l’éditeur. Le bloc de signature est placé à la place vers la gauche.
• Les pièces jointes peuvent être incluses (P.J. :). Notez que leur énumération prouvera que les documents nécessaires ont été joints au courrier.
• L’ organisation du l’espace lettre est normalisé.

Quelques recommandations pour écrire une lettre professionnelle correctement.

… et les exigences de fond

Au-delà du formulaire, une lettre professionnelle comporte des exigences de fond. Le plus important d’entre eux : une lettre professionnelle doit traiter d’un sujet spécifique. Ainsi, sans risque de doute ou d’interprétation il ne comprend que les informations nécessaires pour traiter ce sujet. Ne jamais oublier : ce qui est hors sujet est inutile et n’a donc pas besoin d’être écrit. Il doit être compréhensible, c’est-à-dire facile à comprendre, de votre lecteur.

Une construction standard

Une construction standard est une introduction, puis un développement et enfin une conclusion.

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• Une introduction vous permet de resituer le contexte, de rappeler les faits et de préparer le lecteur au contenu de le message. Cela peut comprendre : — Une brève présentation du motif de la lettre. — Accusé de réception de documents ou de messages (dans le cas d’une lettre de réponse). — Un rappel des faits qui motivent la lettre. Notez qu’il est préférable d’éviter de commencer une lettre avec « I ».

• L’ évolution décrit les différents points relatifs au problème présenté. C’est le cœur de votre message. Un message répond à un but spécifique (un problème). Ainsi, en tant qu’éditeur, vous avez quelque chose à demander, proposer, signaler, expliquer à un destinataire. Parfois, ces objectifs sont combinés. Les idées sont logiquement classées par ordre de priorité (si nécessaire chronologiquement) afin que le lecteur dispose des informations nécessaires pour comprendre correctement votre message. Nous pouvons vous aider à partir de l’interrogation de Quintilien : Qui ? Quoi ? Où ? Quand ? Pourquoi ? Enfin, vous devez vous assurer que vous demeurez factuel (exactitude des faits) et rigoureux dans vos arguments.

• La conclusion arrive lorsque le message à envoyer est terminé. Il est bref et tourne autour d’une phrase transitoire comme « nous restons à votre disposition pour toute information complémentaire », puis la formule de politesse. La formule de politesse met fin à la communication écrite.

Une bonne audition…

En tant que signataire, une lettre professionnelle parle beaucoup de votre image , ou de l’image de l’entreprise que vous représentez. Ainsi, un style éditorial sans originalité ira toujours mieux que les fautes d’orthographe ou la syntaxe approximative.

La dernière fois que vous avez dû écrire une lettre professionnelle, quelles difficultés avez-vous rencontrées ?