De nombreuses entreprises mettent en place une hotline pour se conformer à un organisme de réglementation ou pour cocher une case sur leur liste de tâches à faire en matière de gouvernance. Bien qu’une hotline soit un outil important dans votre arsenal global de gouvernance et de conformité et de planification, vous devez vous assurer que vous choisissez la bonne solution pour votre organisation.
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ERGUR
Choisir le plus grand et le meilleur ! Le fournisseur qui sert Coca-Cola ou Disney, n’est pas nécessairement le meilleur fournisseur pour vous. Faites votre diligence raisonnable et assurez-vous d’obtenir le bon niveau de service et d’attention pour votre investissement dans la hotline et le système de rapports. Il est essentiel de disposer d’un gestionnaire de compte qui peut vous aider à créer les bons types de support — par le biais d’un plan de communication, de supports marketing et de formations. Une solution prête à l’emploi conçue pour le marché de masse peut ne pas être votre meilleur option.
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MOUSSE
Ne choisissez pas la solution la moins chère ou pire, utilisez un système interne sans les protocoles de support appropriés en place. Assurez-vous que votre fournisseur offre une ligne d’assistance téléphonique en direct 24/7/365 afin que, peu importe le moment où vos employés appellent, quelqu’un soit là pour le prendre. Il y a beaucoup de fournisseurs qui répondent au téléphone de 9h à 17h, mais comme la plupart des appels reçus par les lignes d’assistance en matière d’éthique sont en dehors des heures normales de bureau, vous ne changez pas d’employés sur le niveau d’accès et de transparence auquel ils s’attendraient avec ce type de service. Si vous utilisez un système interne, vous devez aborder l’aspect 24/7 du service. Elle fait partie intégrante du succès et du soutien d’une ligne téléphonique d’urgence. Vous voulez également vous assurer que vous disposez d’un système de gestion des cas approprié ainsi que d’une ligne d’assistance téléphonique afin que vous puissiez identifier les tendances, créer une piste d’audit et avoir accès à un système de rapports complet pour évaluer votre succès.
Ne pas implémenter le système sans soutien ou promotion appropriés. Si vous ne faites pas la promotion du système de dénonciateurs, personne ne l’utilisera. Vous devez soutenir le système — et l’idée — à plusieurs niveaux : par le biais du manuel de l’employé et du Code de conduite ; par le biais de déjeuners et d’apprentissages et de réunions publiques ; par le biais de documents collatéraux tels que des affiches et des cartes de portefeuille ; et par la formation en ligne et en personne. L’aspect le plus important de la mise en place d’une hotline (en plus d’être disponible 24/7/365) est de veiller à ce que votre personnel soit informé et se sente à l’aise de l’utiliser.
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CONCLUSION
Ne fais pas d’erreur. Mettre en œuvre une solution. Il est préférable d’incorporer de vastes contrôles internes, mais l’adoption de petites mesures est un bon point de départ. La mise en place d’une ligne d’assistance téléphonique est simple, économique et un moyen instantané d’accéder à des informations qui pourraient sauver votre entreprise.
